Umowa zlecenia to niezmiennie jedna z najczęściej stosowanych przy zatrudnianiu przez pracodawców umowa cywilnoprawna. W jej ramach zleceniobiorca (zatrudniany) zobowiązuje się do wykonania określonych czynności / prac dla zleceniodawcy (zatrudniającego).

Co ważne, mimo wielu zapowiedzi pełnego oskładkowania umów zlecenia, ostatecznie do tego nie dojdzie, gdyż polski rząd zdecydował się na rewizję postanowień w tym względzie Krajowego Planu Odbudowy (KPO).

Z uwagi na fakt, iż zawieranie i rozliczanie zleceń nadal budzi wiele wątpliwości i wymaga przestrzegania wielu istotnych reguł, które zmieniały się znacząco na przestrzeni ostatnich lat, przygotowaliśmy dla Was niniejszy artykuł. Znajdziecie w nim sporo praktycznych informacji oraz kilka użytecznych wzorów i linki do pomocnych kalkulatorów wynagrodzeń.

 

Ogólna charakterystyka umowy zlecenia

1. Jej stronami mogą być osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
2. Jest regulowana przez Kodeks cywilny.
3. Charakteryzuje się brakiem stosunku podporządkowania, co skutkuje brakiem lub nieznacznym stopniem zależności zleceniobiorcy od zleceniodawcy
4. Może być odpłatna lub nieodpłatna.
5. Można ją praktycznie wypowiedzieć w każdym momencie.
6. Zleceniobiorca nie ma prawa do świadczeń gwarancyjnych takich jak np. wynagrodzenie za przestój czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.
7. Może być wykonywane przez inne osoby wskazane przez zleceniobiorcę, o ile nie zabrania tego treść umowy.
8. Zleceniobiorca powinien jedynie stosować się do wskazówek dającego zlecenie.
9. Może zostać zawarta w dowolny sposób, w tym np. ustnie, a nawet w sposób dorozumiany.
10. Zleceniobiorca nie zawsze podlega ubezpieczeniom społecznym.
11. Zleceniodawca nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, poza dokumentami zawierającymi dane o liczbie przepracowanych w danym miesiącu godzin oraz dokumentami wymaganymi do celów podatkowych i ubezpieczeniowych.
12. Okresu pracy na podstawie umowy zlecenia z zasady nie wlicza się do stażu pracy, chyba że regulacje wewnątrzzakładowe stanowią inaczej.
13. Roszczenia z niej wynikające są dochodzone przed sądem cywilnym.

 

Minimalna stawka godzinowa

Od 1 stycznia 2017 r., umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d stawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę) objęto minimalną stawkę godzinową. W 2025 r. wynosi ona 30,50 zł brutto (zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. – Dz.U. z 2024 r. poz. 1362).

 

Składki ZUS od umów zlecenia w 2025 r.

Wbrew wielu wcześniejszym zapowiedziom, wszystko wskazuje na to, że zasady ozusowania umów cywilnoprawnych (w tym umów zlecenia) nie ulegną zmianie.

Wspomniane zapowiedzi to efekt tego, że jednym z tzw. kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy zaakceptowanego przez Komisję Europejską jest pełne oskładkowanie umów cywilnoprawnych.

Kamień A4.7 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) (z czerwca 2022 r.) brzmi: „Ograniczenie segmentacji rynku pracy” i zawiera następujący wpis: „Objęcie wszystkich umów cywilnoprawnych składkami na ubezpieczenia społeczne, niezależnie od osiąganych przychodów, zniesienie zasady opłacania składki na ubezpieczenia społeczne z umowy cywilnoprawnej do wysokości najniższego wynagrodzenia”.

Ozusowania w pełnym zakresie umów cywilnych jednak nie będzie, gdyż rząd przyjął 29 stycznia 2025 r., przedłożoną przez ministra funduszy i polityki regionalnej, uchwałę w sprawie zmiany KPO. Najważniejsze rozwiązania, jakie przewiduje przywołany dokument, to rezygnacja z reformy oskładkowania umów cywilnoprawnych. W zamian rząd proponuje korzystniejsze zasady obliczania stażu pracy pracowników zatrudnionych w przeszłości na podstawie umów cywilnoprawnych oraz przekształcanie pozornych umów cywilnych w umowy o pracę.

 

W konsekwencji, należy przypomnieć, że w aktualnym stanie prawnym, umowy zlecenia podlegają co do zasady:

• obowiązkowemu ubezpieczeniu: zdrowotnemu, emerytalnemu, rentowemu oraz wypadkowemu (art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych);
• dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, do którego zleceniobiorca może przystąpić tylko wtedy, gdy składki społeczne ze zlecenia są obligatoryjne.

Co istotne, umowy zlecenia zawarte z własnym pracodawcą lub wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, pod względem składkowym powinny być rozliczane jak umowy o pracę.

Zleceniobiorca jest obejmowany obowiązkowymi ubezpieczaniami społecznymi w sytuacji, gdy z innych tytułów osiąga w danym miesiącu przychód (podlegający składkom emerytalnym i rentowym) w kwocie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. A zatem, obecnie wykonawca zlecenia realizujący jednocześnie dwie lub więcej umów zlecenie, podlega obligatoryjnym ubezpieczeniom społecznym z każdej z umów do czasu, aż łączna podstawa wymiaru składek osiągnie poziom płacy minimalnej.

Dopiero, gdy suma podstaw składek społecznych w miesiącu osiągnie ww. poziom, zleceniobiorca z kolejnych tytułów ubezpieczeniowych ma opłacaną obowiązkowo tylko składkę zdrowotną.

W 2025 r. zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym z umowy zlecenia pod warunkiem, że z innych tytułów osiągnie w danym miesiącu podstawę składek na wspomniane ubezpieczenie w wysokości co najmniej 4.666 zł.

 

Podatek PIT od umów zlecenia w 2025 r.

Od początku 2022 r. wprowadzono nowość, wskutek której w przypadku zleceniobiorców, płatnik na ich wniosek nie powinien pobierać zaliczek podatkowych (najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wspomniany wniosek).

Od 2023 r. prawo do złożenia omawianego wniosku przewidziano dla podatnika osiągającego przychody wymienione w art. 32-35 i art. 41 ust. 1 ustawy PIT, którego to podatnika roczne dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 ustawy PIT nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30.000 zł.

Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że:

• do limitu 30.000 zł powinny być wliczane zarówno dochody już osiągnięte w danym roku, jak i te dopiero spodziewane (czyli te, które będą uzyskane do końca roku);
• w rezultacie, podatnik (np. zleceniobiorca) powinien przewidzieć swoje roczne dochody i jeśli z szacunków wyjdzie, że będą one wyższe niż 30.000 zł, wówczas nie powinien wnioskować o niepobieranie zaliczek,
• w przypadku uzyskania przez podatnika dochodów przekraczających u tego płatnika w roku podatkowym kwotę 30.000 zł, płatnik oblicza zaliczki bez pomniejszania o kwotę zmniejszającą podatek,
• jeśli zleceniobiorca złoży wniosek w sprawie niepobierania zaliczek w trakcie roku, już po tym jak osiągnął przykładowo dochody opodatkowane w wysokości 20.000 zł, płatnik stosuje ten wniosek w stosunku do pozostałych 10.000 zł, a więc uwzględnia dochody uzyskane od początku roku, a nie wyłącznie dochody uzyskane od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

W tym miejscu warto mieć na uwadze rozwiązanie przewidziane w art. 22 § 2 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że „organ podatkowy, na wniosek podatnika, może zwolnić płatnika z obowiązku pobrania podatku, jeżeli podatnik uprawdopodobni, że pobrany podatek byłby niewspółmiernie wysoki w stosunku do podatku należnego za rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy”.

 

Oświadczenia i wnioski „podatkowe” zleceniobiorcy

Nadmieńmy, że obecnie zleceniobiorcy mogą (w dowolnym momencie roku podatkowego) składać płatnikom oświadczenia i wnioski (na wzorze PIT-2 przygotowanym przez resort finansów lub w inny sposób przyjęty w danym podmiocie) dotyczące:

• kwoty zmniejszającej podatek,
• zwolnień podatkowych w ramach „zerowego PIT”,
• rezygnacji z tzw. ulgi dla młodych w wieku do 26 lat,
• rezygnacji z kosztów autorskich 50%,
• niepobierania zaliczek na podatek.

 

W przypadku korzystania z druku PIT-2 według wzoru przygotowanego przez resort finansów, oświadczenia i wnioski odnoszące się do powyższych kwestii zleceniobiorca składa odpowiednio w części C, G, H, I oraz J.

Od 2023 r. (w ramach Polskiego Ładu 2.0) przewidziano umożliwienie stosowania kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (1/12, 1/24, 1/36) wszystkim płatnikom, po tym, jak otrzymają oni w tej sprawie oświadczenie od podatnika. Dotyczy to więc także m.in. zleceniobiorców.

 

Pamiętać musimy, że w przypadku uzyskiwania w danym miesiącu przychodów od więcej niż jednego płatnika, podatnik może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, jeżeli:

• łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz
• w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym.

 

Kontynuując wątek oświadczeń i wniosków „podatkowych” w przypadku zleceniobiorców, podkreślić należy, iż wygasają one po ustaniu stosunku prawnego łączącego podatnika z płatnikiem, co oznacza, że jeśli w momencie realizacji świadczenia nie istnieje „więź” pomiędzy wspomnianymi stronami, płatnik pomija oświadczenia i wnioski uprzednio złożone przez podatnika w odniesieniu do tych świadczeń, za wyjątkiem oświadczeń / wniosków w sprawie niestosowania ulgi dla młodych oraz niestosowania kosztów uzyskania przychodów pracowniczych, a także tych według normy 50%. Przy czym w tym miejscu wspomnieć trzeba o stanowisku resortu finansowego, w myśl którego, stosunek prawny zleceniobiorcy ze zleceniodawcą trwa do momentu, gdy przyjmujący zlecenie oraz dający zlecenie wykonają względem siebie zobowiązania wynikające z zawartej umowy zlecenia. A zatem przykładowo w sytuacji, gdy zgodnie z zawartą umową wynagrodzenie za pracę wykonaną w styczniu dokonywane jest w lutym, uznać należy że wypłata realizowana jest nadal w ramach trwającego stosunku prawnego.

 

W 2025 r. obliczanie zaliczek podatkowych w przypadku umów zlecenia powinno przebiegać jak niżej: 

Krok 1. Odjęcie od podlegającego opodatkowaniu przychodu sfinansowanych przez zatrudnionego składek społecznych, których podstawą jest przychód opodatkowany.

Krok 2. Pomniejszenie przychodu o koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% lub 50% uzyskanego przychodu (pomniejszonego o należne w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z środków zleceniobiorcy, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód).

Krok 3. Zaokrąglenie otrzymanej podstawy opodatkowania do pełnych złotych.

Krok 4. Pomnożenie zaokrąglonej podstawy przez odpowiednią stawkę procentową podatku wynoszącą 12% (lub 32% na wniosek zatrudnionego).

Krok 5. Odjęcie od otrzymanego iloczynu właściwej kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki PIT (pod warunkiem złożenia przez zatrudnionego oświadczenia o stosowanie w jego przypadku kwoty zmniejszającej) i zaokrąglenie uzyskanej różnicy do pełnych złotych.

 

Aby nie popełnić błędów przy naliczaniu w przypadku umów zlecenia należności publiczno-prawnych w postaci składek ZUS i podatku dochodowego warto korzystać z naszych sprawdzonych kalkulatorów:

 

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2025 Jak rozliczać listę płac zleceniobiorcy z uwzględnieniem zasad obowiązujących w 2025 r.
Jak w 2024 r. rozliczać umowy zlecenia

➪ Kliknij i Sprawdź

 

 

🧮 Kalkulator Online 2025 Przeliczanie netto na brutto wynagrodzenia z umowy zlecenia i o dzieło w 2025 r.
Przeliczanie netto na brutto wynagrodzenia z umowy zlecenia i o dzieło w 2025 r.

➪ Kliknij i Sprawdź

 

 

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2025 – Jak w 2025 r. rozliczać wynagrodzenie zleceniobiorcy w ujęciu rocznym (pobór podatku)
Jak w 2025 r. rozliczać wynagrodzenie zleceniobiorcy w ujęciu rocznym (pobór podatku)

➪ Kliknij i Sprawdź

 

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2025 – Jak w 2025 r. rozliczać wynagrodzenie zleceniobiorcy w ujęciu rocznym (zerowy PIT)
Jak w 2025 r. rozliczać wynagrodzenie zleceniobiorcy w ujęciu rocznym (zerowy PIT)

➪ Kliknij i Sprawdź

 

 

Dokonywanie potrąceń z umów zlecenia w 2025 r.

W 2025 r. – podobnie jak w pięciu poprzednich latach – przy potrąceniach z umów zlecenia należy stosować regułę, w myśl której jeśli wynagrodzenie za realizowanie zlecenia można zaliczyć do świadczeń powtarzających się (wypłacanych cyklicznie), których celem jest zapewnienie utrzymania (lub które stanowią jedyne źródło dochodu), wówczas potrącanie z niego określonych należności powinno następować według zasad wskazanych w przepisach Kodeksu pracy. Od 2019 r. obowiązują wszakże przepisy, które stanowią, że do wynagrodzeń zleceniobiorców-dłużników spełniających ww. warunki, należy wprost stosować regulacje Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń.

Jeżeli wynagrodzenie zleceniobiorcy nie spełnia wskazanych wyżej przesłanek, wówczas zasadniczo może podlegać zajęciu w całości.

O zasadach dokonywania w 2025 r. potrąceń z należności zleceniobiorców piszemy szerzej w artykule: Potrącenia z umowy zlecenia w 2025 r. – jak dokonywać, kiedy stosować kwotę wolną od potrąceń.

 

Sprawdź praktyczny kalkulator potrąceń z umowy zlecenia (2025 r.):

🧮 Kalkulator Online – Potrącenia z umowy zlecenia
Jak w 2025 r. obliczyć kwotę potrącenia z umowy zlecenia? ➪ Kliknij i Sprawdź

 

 

 

Przykład – rozliczenie listy płac zleceniobiorcy

Porównanie rozliczenia listy płac według przepisów obowiązujących w 2025 r. w przypadku 30-letniego zleceniobiorcy (niebędącego uczestnikiem PPK):

• dla którego wykonywana umowa zlecenia (zawarta na kilka miesięcy) jest jedynym źródłem utrzymania i jedynym tytułem do ubezpieczeń,
• który zawnioskował o przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i złożył PIT-2, wskutek czego jego zaliczkę PIT należy pomniejszać o 300 zł,
• któremu przysługują 20-procentowe koszty uzyskania przychodu oraz miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3.000 zł brutto: 

Składniki	Działanie	Kwoty w zł
Wynagrodzenie za pracę		3.000,00
Podstawa wymiaru składek społecz.	3000 zł	3.000,00
Składka na ub. emerytalne	3000 zł × 9,76%	292,80
Składki na ub. rentowe	3000 zł × 1,5%	45,00
Składka na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe	3000 zł × 2,45%	73,50
Suma składek na ub. społeczne	292,8 zł + 45 zł + 73,5 zł	411,30
Stawka procentowa podatku		12%
Kwota kosztów uzyskania przychodu	[3000 zł – 411,3 zł (skł. społeczne)] × 20%	517,74
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych	3000 zł – 411,3 zł (skł. społeczne) – 517,74 zł (koszty uzyskania przychodu)	2.071,00
Kwota zmniejszająca miesięczne zaliczki podatkowe		300,00
Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem	(2071 zł × 12%) – 300 zł	0,00
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	3000 zł – 411,3 zł (suma składek społ. finans. przez zatrudnionego)	2.588,70
Składka na ub. zdrowotne (*skł. nie została obniżona do wyliczonego na liście płac podatku, gdyż od 2022 r. obniżenie stosuje się do kwoty zaliczki PIT obliczonej zgodnie z regułami z 31.12.2021 r.)	2588,7 zł × 9%	232,98
Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek US		0,00
Kwota netto	3000 zł – 411,3 zł (skł. społ.) – 232,98 zł (skł. zdrow.) – 0 zł (zaliczka na podatek)	2.355,72

 

 

Przykład – rozliczenie listy płac zleceniobiorcy, który złożył wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek

Poniżej rozliczenie listy płac według reguł obowiązujących w 2025 r. w przypadku 30-letniego zleceniobiorcy (niebędącego uczestnikiem PPK):

• dla którego wykonywana umowa zlecenia (zawarta na kilka miesięcy) stanowi wyłącznie tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego,
• który zawnioskował na piśmie o niepobieranie zaliczki na podatek na mocy art. 31c ustawy PIT,
• któremu przysługują 20-procentowe koszty uzyskania przychodu oraz miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2.000 zł brutto:

Składniki	Działanie	Kwoty w zł
Wynagrodzenie za pracę		2 000,00
Podstawa wymiaru składek społ.		0,00
Składka na ubezpieczenie emerytalne		0,00
Składki na ubezpieczenia rentowe		0,00
Składka na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe		0,00
Suma składek na ubezpieczenie społeczne	0 zł + 0 zł + 0 zł	0,00
Kwota kosztów uzyskania przychodu	[2000 zł – 0 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego)] × 20%	400,00
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych	2000 zł – 0 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 400 zł (koszty uzyskania przychodu)	1 600,00
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	2000 zł	2 000,00
Składka na ubezpieczenie zdrowotne	2000 zł × 9%	180,00
Składka zdrowotna do odliczenia od podatku		0,00
Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych		0,00
Kwota netto	2000 zł – 0 zł (skł. społ.) – 180 zł (skł. zdrow.) – 0 zł (zaliczka na podatek)	1 820,00

Użyteczne wzory

 

Poniżej wzór oświadczenia zleceniobiorcy (z klauzulą RODO) określającego m.in. status zatrudnionej osoby, które da nam odpowiedź, jakie składki ZUS będą obligatoryjne w przypadku danej umowy: